Beszámoló a projektmenedzsment tevékenységéről 

(TÁMOP-6.2.4/A-09/1-2010-0027)

A projektmenedzsment fő feladata a Támogatói Okiratban rögzített tevékenységek irányítása és összehangolása, annak érdekében, hogy a projekt elérje célját.

A projektmenedzsment feladatköre számos különböző típusú tevékenységet foglal magában, többek között:

• A munka megszervezése.

• Az emberi- és más erőforrások beszerzése.

• A feladatok kiosztása.

• Vezetési tevékenységek.

• A projekt végrehajtásának ellenőrzése.

• Előrehaladás követési és jelentési feladatok ellátása.

• Korrekciós akciók tervezése és végrehajtása.

• Dokumentációs és kommunikációs tevékenységek végzése.

A projektmenedzsment team három főből áll.

Projektmenedzser:  dr. Horváth Istvánné Ápolási Igazgató (önéletrajz itt elérhető)

Pénzügyi vezető:     Baloghné Ficzek Marianna Főkönyvelő, Számviteli Osztályvezető (önéletrajz itt elérhető)

Projektasszisztens: Völcsei Eszter Belső Ellenőr (önéletrajz itt elérhető)

A projektmenedzser az egészségügyi szakterület felelőse. Irányító szerepet tölt be a projekt megvalósítása során. Legfontosabb feladatai közé tartozik:

• A projekt és a projektben résztvevők átfogó koordinálása, motiválása, munkájának irányítása.

• Kockázatkezelés és minőségbiztosítás.

• A projekt előrehaladásának ellenőrzése és irányítása.

• A monitoring adatok alapján a közreműködő szervezet és az irányító hatóság tájékoztatása a projekt pillanatnyi állapotáról és előrehaladásáról.

A pénzügyi vezető a pénzügyi terület felelőse. Feladatai:

• A projekt költségvetésének állandó nyomon követése.

• Az egyes kifizetések nyilvántartása, és ezek alapján a projekt időszakos kifizetési kérelmeinek elkészítése.

• Közreműködés a projekt előrehaladási jelentések, változás bejelentési kérelmek, szerződésmódosítási kérelmek összeállításában, különös tekintettek a változások pénzügyi vonatkozásaira.

• Felelős a projekt kontrollingért.

A projektasszisztens a gazdasági terület felelőse. Feladatai:

• Tervezés, szervezés.

• Kapcsolattartás a közreműködő szervezettel, az irányító hatósággal, valamint a projekt célcsoportját jelentő dolgozókkal.

• Kapcsolattartás a projekt keretében megbízott külső szolgáltatókkal (pl. nyilvánosság biztosítása; hirdetés, reklám, propaganda; nem eszköz alapú irodai anyagok beszerzése).

• A szükséges projektdokumentumok, statisztikák, projekt előrehaladási jelentések, változás bejelentési és szerződésmódosítási kérelmek összeállítása.

• Projektadminisztráció. Adatszolgáltatás a projektmenedzser részére a projekt előrehaladásáról.

A projektmenedzsment a pályázatban foglaltaknak megfelelően 2010. májusában megkezdte tevékenységét, mely azóta is folyamatos.

A team első és legfontosabb feladatának a projekt keretében elvégzésre váró tevékenységek pontos meghatározását, valamint az egyes feladatok munkakörökhöz rendelését tekintette. Az aktuális feladatok megvitatására szolgáló projektértekezletek rendszeresen megrendezésre kerülnek az érintettek körében.

Az eddig elvégzett feladatok közül talán a legfontosabb a projekt keretében foglalkoztatni kívánt munkaerő megszerzése volt. A hirdetési tevékenység lebonyolítására egy megfelelő szaktudással és referenciával rendelkező külső szakértő céget választott ki a projektmenedzsment. A támogatott foglalkoztatásban résztvevők toborzása az álláshirdetéseknek a KSZK holnapján, az Egészségügyi Közlönyben, az intézmény saját honlapján, valamint Kapuvár város honlapján való meghirdetésével kezdödött. Ezt követően a toborzás kiterjesztésre került az álláshirdetéseknek a Rábaközi Kisalföld napilapban, valamint a Rábaközi Superinfo-ban való megjelentetésével. Rádió spotunk több alkalommal hallható volt a Kék Duna rádióban is.

Ennek eredményeképpen kórházunk 2010. július 1-től 5 fő gyógytornász, 2 fő fizioterápiás szakasszisztens, 2 fő dietetikus kollégát foglalkoztat. A projektmenedzsment, elsősorban pedig a projektasszisztens feladata a kapcsolattartás a projekt keretében foglalkoztatott dolgozókkal.

A foglalkoztatás beindításával egyidőben kezdődött meg a nyilvánosság biztosítására szerződtetni kívánt külső szakértő kiválasztása is. A Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei c. dokumentum előírásainak megfelelően 2010. decemberében egy ún. „C” típusú tájékoztatási tábla került elhelyezésre intézményünk területén. Ugyancsak 2010. decemberében készültek el az intézmény szolgáltatásait bemutató, népszerűsítő, valamint jelen projektet ismertető betegdokumentációs mappák. 2011. március 29-én megszervezésre került a projektet és annak célcsoportját részletesen bemutató sajtótájékoztató rendezvény.

A projekt keretében 2010. július 1-től kezdve a megvalósításhoz szükséges nem eszköz alapú irodai anyagok havi rendszerességgel kerülnek beszerzésre. Ennek megszervezése és lebonyolítása szintén a projektasszisztens feladata.

A projekt megkezdése óta a projektmenedzsment számos a STRAPI, majd később az ESZA által kért statisztikát állított össze és nyújtott be a közreműködő szervezethez. Ezek előkészítését a projektasszisztens, pénzügyi szempontból történő kivitelezését a pénzügyi vezető, jóváhagyását pedig a projektmenedzser végezte és végzi folyamatosan.